Guia completo para PME e empresas recém-criadas em Portugal
Introdução
Criar uma empresa em Portugal envolve uma série de decisões que vão muito além do registo comercial. Entre papelada, escolhas estratégicas e obrigações legais, é fácil sentir-se sobrecarregado. No entanto, há duas decisões iniciais que merecem atenção especial: a escolha do software de faturação e a criação de um site profissional.
A faturação é uma das primeiras obrigações legais que qualquer empresa tem de cumprir. Sem um programa certificado pela Autoridade Tributária (AT), arrisca-se a coimas que podem ir dos €1.500 aos €18.750. Mas a escolha do software vai além do cumprimento legal — um bom programa de faturação simplifica a gestão do negócio, automatiza tarefas e liberta tempo para o que realmente importa: fazer crescer a empresa.
A ligação entre faturação e site é mais importante do que parece. Se pretende vender produtos ou serviços online, o software de faturação que escolher deve integrar-se facilmente com a sua loja virtual. O WooCommerce, o plugin de e-commerce mais popular do WordPress, disponibiliza integrações com vários programas de faturação portugueses. Escolher desde o início ferramentas compatíveis evita dores de cabeça futuras e custos desnecessários com migrações ou desenvolvimentos à medida.
O que é um software de faturação certificado?
Um software de faturação certificado é um programa que cumpre todos os requisitos técnicos e legais definidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Esta certificação garante que o programa:
- Não permite alterar informação fiscal após o registo
- Gera documentos com os elementos obrigatórios (QR Code, ATCUD)
- Comunica automaticamente com a AT através do ficheiro SAF-T
- Utiliza algoritmos de segurança para garantir a integridade dos dados
- Está sempre atualizado face às alterações legislativas
A base legal para esta obrigatoriedade encontra-se no Decreto-Lei n.º 28/2019, que estabeleceu regras mais rigorosas para a faturação em Portugal. Cada programa certificado recebe um número único da AT, que deve aparecer em todos os documentos emitidos. Atualmente, existem mais de 3.000 programas de faturação certificados em Portugal.
Quem é obrigado a usar software de faturação certificado?
A obrigatoriedade de utilizar um programa de faturação certificado aplica-se a:
- Sujeitos passivos de IRS ou IRC que emitam faturas ou documentos equivalentes
- Empresas com contabilidade organizada (ou que tenham optado por este regime)
- Quem já utiliza programas informáticos de faturação
Na prática, isto significa que praticamente todas as novas empresas estão obrigadas a utilizar software certificado desde o primeiro dia de atividade. As exceções são muito limitadas e aplicam-se principalmente a situações específicas como bilhetes de entrada em espetáculos ou parques de estacionamento.
Atenção às coimas: De acordo com o artigo 128º do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT), utilizar um programa não certificado pode resultar em coimas entre €1.500 e €18.750. Um valor que pode ser devastador para uma empresa em fase inicial.
Critérios para escolher o software ideal
Com tantas opções no mercado, como escolher o programa certo para a sua empresa? Eis os critérios mais importantes a considerar:
Facilidade de utilização
Um software intuitivo permite que comece a faturar rapidamente, sem necessidade de formação extensiva. Procure interfaces limpas e processos simples — emitir uma fatura não deveria demorar mais do que alguns minutos.
Preço e modelo de subscrição
Os modelos de preços variam bastante: alguns programas cobram por número de documentos emitidos, outros têm mensalidades fixas, e alguns oferecem versões gratuitas com funcionalidades limitadas. Para uma empresa em fase inicial, um plano gratuito ou de baixo custo pode ser suficiente. À medida que o volume de faturação aumenta, pode fazer sentido migrar para planos mais completos.
Funcionamento na cloud
A maioria dos programas modernos funciona 100% online (na cloud), o que significa que pode aceder à faturação a partir de qualquer dispositivo com internet — seja o computador do escritório, o portátil em casa ou o telemóvel em viagem. Esta flexibilidade é especialmente valiosa para empresários que estão frequentemente fora do escritório.
Integração com lojas online e APIs
Se vende ou planeia vender online, este critério é fundamental. Verifique se o software oferece:
- Plugins para WooCommerce, Shopify ou Prestashop
- API documentada para integrações personalizadas
- Automatização da emissão de faturas após cada venda
Suporte técnico em português
Quando surge um problema ou dúvida, ter suporte em português faz toda a diferença. Verifique os canais disponíveis (chat, email, telefone) e os horários de atendimento. Alguns programas destacam-se por oferecer suporte gratuito e ilimitado.
Funcionalidades adicionais
Dependendo do tipo de negócio, pode precisar de funcionalidades como:
- Gestão de stocks e inventário
- Ponto de Venda (POS) para lojas físicas ou restauração
- Faturação em múltiplas moedas
- Referências Multibanco para facilitar pagamentos
- Alertas automáticos de cobrança
Os principais softwares de faturação em Portugal
O mercado português oferece diversas opções de qualidade. Apresentamos as mais populares e as suas características distintivas:
Moloni
Eleito Produto do Ano 2024 em Portugal, o Moloni é utilizado por mais de 36.000 empresas, incluindo marcas como BNP Paribas e Worten. Destaca-se pela sua interface intuitiva e pelo conjunto completo de funcionalidades.
Pontos fortes: Integração com e-commerce, POS incluído nos planos intermédios, faturação em 47 moedas, suporte gratuito por chat, email e telefone, mais de 200 vídeos tutoriais.
Preços: Planos a partir de valores acessíveis, com período experimental de 30 dias.
Site: www.moloni.pt
InvoiceXpress
Com cerca de 12.000 clientes e mais de 1,5 milhões de documentos emitidos mensalmente, o InvoiceXpress é conhecido pela sua simplicidade extrema. Em 2024, foi adquirido pela multinacional norueguesa Visma.
Pontos fortes: Interface minimalista, modelo flexível de pagamento por documento, excelente para freelancers e empresas de serviços, vasta oferta de plugins para lojas online.
Preços: Modelo pagar-pelo-uso, sem mensalidade fixa obrigatória, 30 dias grátis.
Site: www.invoicexpress.com
Cegid Vendus
Com mais de 15.000 clientes, o Vendus é especialmente forte no segmento de restauração e retalho. A sua aplicação de Ponto de Venda é uma das mais completas do mercado.
Pontos fortes: POS avançado para restaurantes e lojas, gestão de mesas e pedidos, aplicação móvel para Android e iOS, funciona 100% na cloud.
Preços: Planos desde €6,25/mês (anual), sem fidelização, 30 dias grátis.
Site: www.vendus.pt
Keyinvoice
Presente no mercado há mais de 20 anos, o Keyinvoice conta com mais de 40.000 utilizadores. Posiciona-se como uma solução completa a preços competitivos.
Pontos fortes: Multiplataforma (funciona em qualquer sistema operativo), plugins gratuitos para WooCommerce e Prestashop, gestão de stocks, guias de transporte.
Preços: A partir de €4,73/mês, versão completa gratuita disponível.
Site: www.keyinvoice.com
Colibri
Desenvolvido pela DeltaFil, o Colibri é uma opção totalmente gratuita e certificada pela AT. Ideal para microempresas e empresários em nome individual com necessidades básicas de faturação.
Pontos fortes: Custo zero, certificação AT, funcionalidades essenciais de faturação.
Site: www.colibri.pt
Facturalusa
Outra alternativa gratuita portuguesa, adequada para empresas de serviços, comércio eletrónico, freelancers e PME que procuram uma solução simples sem custos.
Pontos fortes: Gratuito, interface simples, certificado pela AT.
Site: www.facturalusa.pt
Primavera Jasmin
O Jasmin Express é a versão gratuita do software de gestão da Primavera, uma das marcas mais reconhecidas em Portugal. Funciona na cloud e não requer instalação.
Pontos fortes: Gratuito para startups e microempresas, marca de confiança, elevados padrões de segurança, conformidade com RGPD.
Site: www.jasminsoftware.pt
Sage 50
Para empresas com necessidades mais avançadas, o Sage 50 oferece um conjunto completo de funcionalidades de gestão. Presente em mais de 20 países, é uma escolha robusta para PME em crescimento.
Pontos fortes: Funcionalidades avançadas de e-commerce, controlo de inventário, gestão de tesouraria, integração com Microsoft 365, relatórios completos.
Preços: Planos mais elevados, adequados a empresas com maior volume de operações.
Site: www.sage.com/pt-pt
Novidades legais para 2026 e 2027
A legislação fiscal portuguesa tem estado em constante evolução. Eis as datas mais importantes a ter em conta:
Assinatura eletrónica qualificada — obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2027
O Orçamento de Estado de 2026 adiou esta obrigação por mais um ano. Até 31 de dezembro de 2026, as faturas em formato PDF continuam a ser aceites como faturas eletrónicas para todos os efeitos fiscais. A partir de 2027, todas as faturas eletrónicas terão de incluir uma assinatura digital qualificada para garantir a autenticidade e integridade do documento.
Faturação eletrónica B2G para PME — obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2026
As micro, pequenas e médias empresas que forneçam bens ou serviços a entidades públicas serão obrigadas a emitir faturas eletrónicas no formato estruturado CIUS-PT. O Decreto-Lei n.º 13-A/2025 permitiu que, até 31 de dezembro de 2025, as PME pudessem continuar a utilizar outros formatos.
Resumo das datas-chave:
- Até 31/12/2025: PME podem usar formatos alternativos ao CIUS-PT em contratos públicos
- 1/01/2026: Faturação eletrónica B2G obrigatória para PME
- Até 31/12/2026: Faturas em PDF continuam aceites
- 1/01/2027: Assinatura eletrónica qualificada obrigatória
- 2028: Entrega obrigatória do SAF-T da contabilidade (relativo a 2027)
E o site da sua empresa?
Escolher o software de faturação é apenas uma das peças do puzzle. Uma empresa recém-criada precisa também de uma presença digital profissional — e isso começa com um site bem estruturado.
Tal como na faturação, o planeamento é fundamental. Um site criado sem uma estratégia clara tende a tornar-se desorganizado, difícil de navegar e pouco eficaz na conversão de visitantes em clientes. É por isso que, antes de qualquer linha de código, faz sentido investir tempo num site map detalhado — um documento que analisa o fluxo de utilizadores, a organização de conteúdos e as interligações entre páginas (leia este artigo: “Mapa do site o alicerce invisível de um site de sucesso“).
Esta abordagem estratégica:
- Evita redesigns dispendiosos no futuro
- Garante uma experiência de utilizador coerente
- Facilita a integração com o software de faturação desde o início
- Permite que o site cresça de forma organizada à medida que o negócio evolui
Se está a dar os primeiros passos com a sua empresa e precisa de um site que transmita profissionalismo, que seja fácil de gerir e que esteja preparado para integrar com as ferramentas essenciais do seu negócio, podemos ajudar. Contacte-nos para saber mais sobre a nossa abordagem de planeamento estratégico antes do desenvolvimento.
Conclusão
A escolha do software de faturação é uma das primeiras decisões importantes para qualquer nova empresa em Portugal. Mais do que uma obrigação legal, é uma oportunidade para estabelecer processos eficientes desde o primeiro dia.
Resumindo os pontos essenciais:
- Utilize sempre um software certificado pela AT para evitar coimas até €18.750
- Escolha um programa que se integre com o seu site, especialmente se vender online
- Considere a escalabilidade — o software deve acompanhar o crescimento do negócio
- Aproveite os períodos de teste gratuito antes de se comprometer
- Esteja atento às alterações legais previstas para 2026 e 2027
O mercado português oferece opções para todos os perfis e orçamentos — desde soluções gratuitas para microempresas até plataformas completas para PME em crescimento. O importante é fazer uma escolha informada, que sirva as necessidades atuais do negócio sem comprometer a flexibilidade futura.
Tem dúvidas sobre como escolher o software ideal ou como integrá-lo com o seu site? Entre em contacto connosco — teremos todo o gosto em ajudar.
